АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НЕВИННОМЫССКА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 сентября 2011 г. № 3114
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НЕВИННОМЫССКА
В соответствии со статьей 34
Устава города Невинномысска, постановляю:
1. Утвердить прилагаемое положение
об архивном отделе администрации города Невинномысска.
2. Признать утратившим силу постановление администрации города Невинномысска от 03.06.2010 № 1874 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации города Невинномысска".
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Невинномысска Шевченко О.Н.
Первый заместитель
главы администрации
города Невинномысска
Ставропольского края
С.Н.БАТЫНЮК
Утверждено
постановлением
администрации города Невинномысска
от 15 сентября 2011 г. № 3114
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НЕВИННОМЫССКА
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации города Невинномысска (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации города Невинномысска (далее - администрация), создаваемый администрацией для решения задач по реализации полномочий, возложенных на администрацию в соответствии с законодательством
Российской Федерации и законодательством
Ставропольского края в области архивного дела, и выполняющим функции муниципального архива.
1.2. Отдел не является юридическим лицом.
1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией
Российской Федерации, законами Российской Федерации и Ставропольского края, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ставропольского края, Уставом
города Невинномысска и другими муниципальными правовыми актами, а также настоящим положением.
1.4. Отдел имеет соответствующие бланки, штампы и печать со своим наименованием.
1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации.
1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации, комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее - уполномоченный орган в области архивного дела), государственными и муниципальными архивами, органами и организациями - источниками комплектования Отдела, иными органами и организациями.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности Отдела в соответствии с законодательством
Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение Отдела помещениями для хранения документов, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам осуществляется за счет средств бюджета Ставропольского края и города Невинномысска (далее - город).
2. Основные задачи
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории города.
2.2. Обеспечение деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию:
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города;
документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с переданными отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области на основании Закона
Ставропольского края от 31.12.2004 № 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
3.9.6. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, читательских конференций, уроков для школьников и др.) с использованием архивных документов.
3.9.7. Публикация архивных документов.
3.9.8. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в Отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в Отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата.
3.9.9. Подготовка и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых Отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.
3.9.10. Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.
3.10. Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.
4. Права Отдела
Отдел для осуществления своих функций имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящихся к компетенции Отдела.
4.2. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, органов государственной власти Ставропольского края, организаций, граждан и общественных объединений материалы и информации, связанные с осуществлением функций, возложенных на Отдел.
4.4. Принимать участие:
в совещаниях, семинарах и мероприятий, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями, по вопросам деятельности Отдела;
в решении вопросов финансирования деятельности Отдела.
4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, ликвидируемых на территории города, для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.6. Вести список возможных источников комплектования Отдела.
4.7. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.
4.8. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования Отдела.
4.9. На финансирование и материально-техническое обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение Отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, за счет средств бюджета города.
4.10. На техническое оснащение рабочих мест работников Отдела.
4.11. Обладает иными правами в соответствии с действующим законодательством.
5. Органы управления
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города в установленном порядке.
5.2. Начальник отдела подчиняется главе города и заместителю главы администрации, курирующему деятельность Отдела.
5.3. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается главой города. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в Отделе, второй представляется в уполномоченный орган в области архивного дела.
5.4. Начальник Отдела:
а) организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
б) вносит в установленном порядке на рассмотрение предложения о структуре и штатной численности Отдела, повышении квалификации работников Отдела, направлении их в служебные командировки, применении к ним мер поощрения и дисциплинарного воздействия;
в) отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела перед главой города и в установленном порядке перед уполномоченным органом в области архивного дела;
г) ведет прием граждан и должностных лиц, рассматривает их предложения, заявления и жалобы, принимает решения в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством;
д) совместно с соответствующим органом внутренних дел определяет перечень помещений Отдела, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокацию постов охраны, исходя из принципов надежности и экономичности, и представляет данные сведения на утверждение главе города;
е) осуществляет распределение функциональных обязанностей между работниками Отдела;
ж) обеспечивает немедленное (по телефону, телеграфу, факсу или лично) извещение руководства уполномоченного органа в области архивного дела при наступлении чрезвычайных ситуаций и по согласованию с главой города принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них уполномоченный орган в области архивного дела;
з) заключает от имени администрации по доверенности договоры, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, едиными правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
и) подписывает и визирует служебные документы в пределах своей компетенции;
к) организует взаимодействие Отдела со структурными подразделениями администрации по вопросам, относящимся к деятельности Отдела;
л) самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими структурными подразделениями и должностными лицами администрации;
м) принимает необходимые меры по осуществлению контроля за исполнением работниками Отдела распорядительных документов вышестоящих органов государственной власти, постановлений, распоряжений администрации и поручений главы города;
н) в случае обнаружения нарушений действующего законодательства в работе администрации и ее структурных подразделений, обязан доложить об этом главе города (работники Отдела, обнаружившие нарушения законности, обязаны доложить об этом начальнику Отдела);
о) ходатайствует в установленном порядке перед главой города о награждении работников Отдела наградами города Невинномысска, наградами Ставропольского края и государственными наградами Российской Федерации;
п) в период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет должностное лицо, назначаемое главой города;
р) осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Отдела.
5.5. Для осуществления функций, возложенных на Отдел, его начальник и сотрудники несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством, трудовыми договорами и положением о служебной дисциплине в администрации, ее структурных подразделениях.
Заместитель главы администрации
города Невинномысска
О.Н.ШЕВЧЕНКО
