МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 9 декабря 2010 г. № 01-05/821
ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ
В ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ОБЪЕДИНЕННЫЙ ВЕДОМСТВЕННЫЙ
АРХИВ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ"
В целях обеспечения сохранности документов учреждений здравоохранения Ставропольского края, соблюдения нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, приказываю:
1. Документационное обеспечение управленческой деятельности министерства здравоохранения Ставропольского края (далее - министерство) и подведомственных ему учреждений здравоохранения вести в соответствии с требованиями Основных Правил
работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом министерства от 26.12.2005 № 01-05/469.
2. Утвердить прилагаемую форму справки
о проведении комплексной проверки организации документов в делопроизводстве и состоянии архива в учреждении.
3. Руководителю государственного учреждения "Объединенный ведомственный архив министерства Ставропольского края" проанализировать состояние архивных дел государственных учреждений здравоохранения подведомственных министерству в срок до 01.07.2011.
4. Руководителям государственных учреждений здравоохранения, подведомственных министерству:
4.1. Издать приказы о назначении одного из заместителей руководителя учреждения ответственным за состояние архивной работы в учреждении, организацию работы с документами и обеспечение сохранности документов, подлежащих передаче в государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства Ставропольского края".
4.2. Составить план мероприятий по обеспечению сохранности документов, подлежащих передаче в государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства Ставропольского края".
4.3. Создать комиссию по проверке состояния и наличия дел постоянного, долговременного хранения и медицинской документации (операционные журналы) и провести проверки наличия дел постоянного и долговременного хранения и технического состояния архивов учреждений согласно программе, разработанной государственным учреждением "Объединенный ведомственный архив министерства Ставропольского края".
4.4. Провести проверку технического состояния помещений и архивохранилищ, в котором осуществляется хранение документов, подлежащих передаче в государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства Ставропольского края" и обеспечить безусловную сохранность документов постоянного и долговременного хранения.
4.5. Разработать положения об архивах и экспертных комиссиях учреждений.
4.6. Внести изменения в номенклатуры дел, при их отсутствии разработать новые номенклатуры дел на 2011 год.
4.7. Справки проверок представить в государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства здравоохранения Ставропольского края" до 25.03.2011 для проведения анализа состояния сохранности документов в учреждениям здравоохранения Ставропольского края.
4.8. Заявки на упорядочение документов постоянного, долговременного хранения и медицинской документации (операционные журналы) до 2005 года направить в государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства здравоохранения Ставропольского края".
5. Рекомендовать руководителям муниципальных учреждений здравоохранения Ставропольского края руководствоваться настоящим приказом.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра Хурцева К.В.
Министр
В.Н.МАЖАРОВ
Утверждена
приказом
министерства здравоохранения
Ставропольского края
от 09 декабря 2010 г. № 01-05/821
СПРАВКА
о проведении комплексной проверки организации
документов в делопроизводстве и состоянии архива
в ______________________________________________________________________
(наименование учреждения)
Комиссией, образованной приказом главного врача от ____________ № ____, проведена проверка организации документов в делопроизводстве и состояния архива 00.00.2011.
Проверкой установлено: учреждение осуществляет основную деятельность на основании Устава ______________, утвержденного приказом министерства здравоохранения Ставропольского края от № __.
Уровень собственности учреждения - краевой (иной), форма собственности - краевая (иная).
Ответственным за ведение делопроизводства является __________ (должность, Ф.И.О.), назначенный приказом от _______ № _____.
Документационное обеспечение управленческой деятельности учреждения ведется согласно требованиям Основных правил
работы архивов организаций (М., 2002) и Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом министерства здравоохранения от 26.12.2005 № 01-05/469 или другим нормативным документам. (Указать наличие индивидуальной инструкции по делопроизводству, дату и кем согласована инструкция).
Система регистрации в ___________ (централизованная, децентрализованная), вид регистрации: журнальный, карточный, компьютерный.
Контроль за исполнением документов возложен на ___________________ (должность Ф.И.О.) приказ от _________ № ____.
Служебные документы в (наименование учреждения) оформляются на (бланк, угловой штамп).
Формирование дел:
1. Приказы по основной деятельности, о предоставлении отпусков, командировках, приему и увольнению ведутся вместе или раздельно.
2. Согласно каким нормативным документам ведутся личные дела работников, указать порядок оформления лицевых счетов (№ шрифта при печатании, наличие подписей бухгалтера, указание полного названия структурного подразделения и др.)
Способ изготовления документов (принтер).
Для правильной организации дела производства в учреждении разработана номенклатура дел на _________ год. Согласована или нет с центральной экспертной комиссией министерства здравоохранения Ставропольского края (протокол N, дата).
Упорядочение документов. За какие годы обработаны документы постоянного хранения, по личному составу, операционные журналы. Описи дел согласованы с экспертно-проверочной комиссией комитета Ставропольского края по делам архивов или центральной экспертной комиссией министерства здравоохранения Ставропольского края.
Состояние архива. Ответственным за архив является ________________ (Ф.И.О., должность, приказ от _______ № _____).
Наличие Положения об архиве и экспертной комиссии учреждения. Условия хранения документов:
площадь помещения ______ кв. м;
сухое, сырое, светлое, темное;
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; шкафы, сейфы;
охранная сигнализация: есть, нет;
пожарная сигнализация: есть, нет;
огнетушители: есть, нет, тип огнетушителей;
двери металлические, деревянные, опечатываются, не опечатываются;
решетки на окнах: имеются, не имеются, распашные или нет;
электропроводка: скрытая, открытая;
освещение: открытое, закрытое;
температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
Порядок передачи дел в архив из структурных подразделений (отделов), по описи, спискам, в начале календарного года или другим способом.
Книга выдачи дел из архива в отделы учреждения, другим учреждениям заведена или нет.
Документы постоянного хранения за ______ годы в количестве ________ единиц хранения, по личному составу в количестве ________ единиц хранения за годы сданы на хранение в ______ архив государственное учреждение "Объединенный ведомственный архив министерства здравоохранения Ставропольского края" или другой).
Паспорт архива составлен на 01 декабря 20__ года или нет.
Экспертная комиссия учреждения создана или нет (№ ____ и дата приказа)
План мероприятий по улучшению состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов:
1.
2.
Справку составил:
Со справкой ознакомлены:
